INFORMACJA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

1.      Administratorem Danych Osobowych (Administrator) jest:
Instytut Niskich Temperatur i Badań Strukturalnych im. Włodzimierza Trzebiatowskiego Polskiej Akademii Nauk, ul. Okólna 2, 50-442 Wrocław
2.      W Instytucie powołany został Inspektor Ochrony Danych, z którym można się kontaktować poprzez adres pocztowy Administratora lub adres poczty elektronicznej:
iod@intibs.pl
3.      Cel przetwarzania danych osobowych oraz podstawa prawna przetwarzania:
Administrator przetwarza dane osobowe na podstawie przesłanek wynikających z art. 6 Ogólnego Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. nr 2016/679 w szczególności:
a.      Na podstawie wyrażonej zgody;
b.      W celu zawarcia, wykonania, rozwiązania umowy lub innych czynności prawnych oraz statutowych Administratora – w tym zakresie dotyczy to wszystkich czynności przygotowawczych poprzedzających zawarcie umowy, organizacji konferencji i warsztatów naukowych, procedur nadawania stopni naukowych, w tym analizy, jak i czynności w procesie zawierania i wykonywania umowy lub inne czynności związane z umową (np. pełnomocnictwa), związane z obsługą osoby, której dane dotyczą, w szczególności związanych z udziałem w konferencjach i warsztatach naukowych, uczestnictwem w programach i projektach naukowych, procedowaniem przewodów doktorskich i habilitacyjnych lub umów najmów lokali i pomieszczeń należących do Administratora;
c.       W celu wykonania czynności stosownie do zgody udzielonej przez osobę, której dane dotyczą w tym w celach rekrutacyjnych;
d.      W celu wykonywania zadań w interesie publicznym w zakresie wynikającym z przepisów prawa;
e.      Wykonania ciążących na Administratorze obowiązków prawnych np.: wystawiania i przechowywania faktur oraz dokumentów księgowych, odpowiedniego dokumentowania i archiwizowania spraw związanych z procesami naukowymi pracowników naukowych i osób ubiegających się o nadanie tytułów zawodowych lub stopni naukowych zgodnie z przepisami odpowiednich ustaw;
f.        Ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń, co obejmuje sprzedaż wierzytelności innemu podmiotowi;
g.      Tworzenia analiz, zestawień i statystyk na potrzeby wewnętrzne administratora;
h.      W pozostałych celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, dochodzenia roszczeń z tytułu prowadzenia działalności oraz do wypełniania prawnie usprawiedliwionych celów Spółki, w tym sprzedaży i marketingu bezpośredniego.
4.      Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże w celu zawarcia i realizacji umowy niezbędne, w szczególności administrowanie w związku ze stosunkiem zatrudnienia, udziałem w konferencjach i warsztatach naukowych.
5.      Rodzaje przetwarzanych danych osobowych: przetwarzane są dane zwykłe niezbędne do celów realizacji umowy. Administrator zastrzega sobie prawo przetwarzania danych sensytywnych zgodnie z art. 10 Ogólnego Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r nr 2016/679 („dane o skazaniach”) tylko w ściśle określonych przypadkach tj. w sytuacjach skazania za przestępstwo na skutek którego pokrzywdzonym jest Administrator.
 6.      Dane osobowe będą pobierane:
a.      bezpośrednio od osób, z którymi Administrator zawiera umowy;
b.      z rejestru przedsiębiorców (obecnie Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) oraz z bazy Głównego Urzędu Statystycznego oraz podmiotów zbierających lub analizujących informacje o przedsiębiorcach w celu marketingowym oraz w celu tworzenia zestawień i analiz przez czas trwania umowy;
c.       z podmiotów obsługujących transakcje płatnicze w przypadku płatności bezgotówkowych;
7.      Dane osobowe będą przetwarzane:
a.      przez czas niezbędny do rozpatrzenia wniosku, przygotowania do wykonania danej czynności, a jeżeli umowa dojdzie do skutku przez czas jej trwania. W przypadku rozwiązania umowy Administrator będzie przechowywał dane przez czas określony możliwością dochodzenia roszczeń z tytułu umowy;
b.      do czasu cofnięcia zgody – w przypadku danych osobowych pozyskanych na podstawie zgody;
 8.      Każdy czyje dane są przetwarzane ma prawo do:
a.      Żądania dostępu do swoich danych osobowych;
b.      Sprostowania danych osobowych, gdy są niezgodne ze stanem rzeczywistym;
c.       Usunięcia danych przetwarzanych, ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
d.      wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania
e.      cofnięcia wszystkich lub niektórych zgód dotyczących przetwarzania danych lub przetwarzania określonych danych.
f.        wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (od dnia 25 maja 2018r.), gdy uzna, iż przetwarzanie danych osobowych dotyczących Klienta narusza Ogólnego Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. nr 2016/679
- o ile nie zachodzą przesłanki dalszego przetwarzania danych przez Administratora, w szczególności w związku z trwaniem celu przetwarzania.
9.      Odbiorcą danych mogą być:
a.      Polska Akademia Nauk oraz inne publiczne i niepubliczne uczelnie wyższe, instytuty naukowe lub inne podmioty badawczo-naukowe, osoby posiadające stopnie naukowe i tytularne w ramach prowadzonych postępowań o nadanie stopnia naukowego doktora lub doktora habilitowanego kandydatów;
b.      Partnerzy współpracujący z Administratorem, wymienieni na stronie internetowej Administratora;
c.       Podwykonawcy wspierający wykonanie naszych usług;
d.      Podmioty świadczące usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe, pomoc prawną, podatkową, rachunkową, agencje badawcze działające na zlecenie Administratora;
e.      Podmioty nabywające wierzytelności – w razie nieopłacenia przez osobę, której dane dotyczą zobowiązań w terminie;
f.        Podmioty współpracujące z Administratorem przy obsłudze spraw księgowych, podatkowych prawnych – w zakresie w jakim staną się administratorami danych;
10.  Dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, jednakże nie w formie profilowania.

INFORMATION CONCERNING THE PROCESSING OF PERSONAL DATA
1.      The Administrator of Personal Data (Administrator) is:
Włodzimierz Trzebiatowski Institute of Low Temperatures and Structural Research of the Polish Academy of Sciences, Okólna Street 2, 50-442 Wrocław, Poland
2.      The Institute has appointed a Data Protection Inspector, who may be contacted via the Administrator's postal address or e-mail address:
iod@intibs.pl
3.      Purpose of personal data processing and legal basis of the processing:
The Administrator processes personal data on the basis of premises resulting from Article 6 of the General Regulation of the European Parliament and the Council on the protection of personal data of 27 April 2016 No. 2016/679 in particular:
a.      Based on consent ;
b.      In order to conclude, perform or terminate an agreement or other legal and statutory activities of the Administrator - in this respect it concerns all preparatory activities preceding the conclusion of an agreement, organisation of scientific conferences and workshops, procedures for awarding scientific degrees, including analysis, as well as activities in the process of concluding and performing an agreement or other activities related to an agreement (e.g. powers of attorney), related to the service of a data subject, in particular related to participation in scientific conferences and workshops, participation in scientific programmes and projects, proceedings of doctoral and post-doctoral dissertation cables or agreements for renting premises and premises owned by the Administrator;
c.       In order to perform the activities in accordance with the consent given by the data subject, including for recruitment purposes;
d.      In order to perform tasks in the public interest within the scope resulting from the provisions of law;
e.      Performing legal obligations incumbent on the Administrator, e.g.: issuing and storing invoices and accounting documents, appropriate documentation and archiving of matters related to scientific processes of scientific employees and persons applying for the granting of professional titles or degrees in accordance with the provisions of relevant laws;
f.        Establishing, defending and enforcing claims, including the sale of receivables to another entity;
g.      Creation of analyses, compilations and statistics for the internal purposes of the administrator;
h.      For other purposes related to the conducted business activity, pursuing claims on account of conducting business activity and to fulfil legally justified objectives of the Company, including sales and direct marketing.
4.      Providing personal data is voluntary, however, in order to conclude and perform the agreement it is necessary, in particular administration in connection with the employment relationship, participation in conferences and scientific workshops.
 5.      Types of personal data processed: ordinary data necessary for the purposes of contract execution are processed. The Administrator reserves the right to process sensitive data in accordance with Article 10 of the General Regulation of the European Parliament and the Council on the protection of personal data of 27 April 2016 No. 2016/679 ("data on convictions") only in strictly defined cases, i.e. in situations of conviction for a crime which results in the Administrator being the victim.
6.      Personal data will be collected:
a.      directly from persons with whom the Administrator concludes agreements;
b.      from the register of entrepreneurs (currently the Central Records and Information on Business Activity) and from the database of the Central Statistical Office and entities collecting or analysing information on entrepreneurs for marketing purposes and to create lists and analyses for the duration of the agreement;
c.       from entities handling payment transactions in the case of non-cash payments;
 7.     Personal data will be processed:
a.      for the time necessary to examine the application, prepare for the performance of a given activity, and if the agreement is concluded for its duration. In case of termination of the contract, the Administrator will store the data for a specified period of time with the possibility of pursuing claims under the contract;
b.      until the withdrawal of consent - in the case of personal data obtained on the basis of consent;
8.      Everyone whose data is processed has the right to:
a.      Requests for access to your personal data;
b.      Correction of personal data when they are inconsistent with the actual state;
c.       Delete processed data, limit the processing of personal data;
d.      object to the processing of personal data
e.      the withdrawal of all or some of the consents relating to the processing of data or to the processing of specific data.
f.        file a complaint with the President of the Office for Personal Data Protection (from 25 May 2018), when he considers that the processing of personal data concerning the Customer violates the General Regulation of the European Parliament and Council on the protection of personal data of 27 April 2016 No. 2016/679
- unless there are grounds for further processing of the data by the Administrator, in particular in connection with the duration of the purpose of the processing.
9.      The recipient of the data may be:
a.      The Polish Academy of Sciences and other public and non-public higher education institutions, scientific institutes or other research and development entities, persons holding scientific and titular degrees within the framework of proceedings for the award of the academic degree of doctor or habilitated doctor of candidates;
b.      Partners cooperating with the Administrator, listed on the Administrator's website;
c.       Subcontractors supporting our services;
d.      Entities providing advisory, consulting, audit, legal, tax and accounting services, research agencies acting on behalf of the Administrator;
e.      Entities purchasing receivables - in the event of failure to pay the liabilities in due time by the data subject;
f.        Entities cooperating with the Administrator in handling accounting and legal tax matters - to the extent that they become data controllers;
10.  Personal data may be processed in an automated manner, but not in the form of profiling.